Styrearbeid i stiftelser

Med «styret» menes en gruppe styremedlemmer som er valgt for å forvalte stiftelsen for en gitt periode. I sitt arbeid for stiftelsen har styremedlemmene lojalitetsplikt ovenfor stiftelsen. I denne plikten ligger at alle avgjørelser skal treffes ut fra hva som er best for stiftelsen. I dette ligger at stiftelsens interesser må settes foran egne og andres interesser.

Les også: Styrearbeid i stiftelser i en urolig tid.

Vil du vite hvordan dere ligger an med styrearbeidet? Ved å ta Stiftelsestilsynets nye styretest får dere svar på om styret oppfyller de mest sentrale kravene til organisering av styrearbeid i stiftelser.

Ta testen her.

Om forsvarlig forvaltning

Styrets ansvar for forsvarlig forvaltning av stiftelsen gjelder både stiftelsens formål og kapital. Forvaltningen av formålet skal sikre langsiktig gjennomføring i tråd med stiftelsens vedtekter. Både den generelle organiseringen av stiftelsen og styrearbeidet skal være forsvarlig. Det samme skal kontrollen med regnskap og forvaltning av formue være.

Å være styremedlem er et personlig verv og alle medlemmene har samme retter, plikter og ansvar. Styreleder har i tillegg noen lovpålagte arbeidsoppgaver. Styremedlemmene sitt ansvar er kollektivt. Det vil si at hvert enkelt styremedlem er solidarisk ansvarlig for styrets beslutninger, handlinger og unnlatelser. Styret har likevel handlingsrom til å fordele arbeidsoppgaver både innad i styret og til andre roller, som for eksempel daglig ledelse og forretningsfører. Styret beholder uavhengig av dette ansvaret som øverste organ for stiftelsen.

Med stort ansvar er det viktig at styret har sett seg inn i rammer og føringer som er gjeldende for stiftelsen. Dette vil først og fremst være stiftelsens vedtekter og rutiner, stiftelsesloven og andre regelverk som er aktuelle på de områdene stiftelsen driver sin virksomhet i. Fordeling av ansvar for arbeidsoppgaver og ev. delegasjon bør fremgå av en styreinstruks, ev. styrevedtak.

Riktig kompetanse

En viktig forutsetning for at styret skal kunne utøve forsvarlig forvaltning av stiftelsen, er at det samlet sett har den kompetanse og kunnskap som stiftelsens situasjon og forhold tilsier. Dette er nødvendig for at styret skal ha tilstrekkelig godt grunnlag for å gjøre de rette vurderingene. Kompetanse og sammensetning bør vurderes allerede ved valg av styremedlemmer. Der det blir behov for mer kompetanse er det viktig at styret henter inn kunnskap eller knytter til seg aktuell kompetanse, for eksempel eksterne kapitalforvaltere eller rådgivere. Ved bruk av slike eksterne oppdragstakere er styret likevel ansvarlig for bestemmelser og at oppfølging av at disse blir utført på forsvarlig vis.

Planlegging av styrearbeid

Alt styrearbeid skal skje i styremøtene. Alle styremedlemmer har både rett og plikt til å møte på disse. Omfang av møte og saker må tilpasses det som er nødvendig for å ha forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Loven gir åpning for annen type styresaksbehandling enn møte, der det blir vurdert som hensiktsmessig og forsvarlig. Dette kan være bruk av e-post eller videomøter, for eksempel der styremedlemmer bor geografisk spredd. Det er likevel samme krav til dokumentasjon og signering som ellers.

Det er godt styrearbeid å skissere styremøter og saker i en årsplan.

Hva er styresaker?

Styret skal behandle saker som er nødvendige for å drive stiftelsen.

Noen styresaker følger direkte av stiftelsesloven, som blant annet skildrer at det er styret som skal vedta utdelinger og sikre kontroll med regnskap og forvaltning av formuen. Ellers vil typiske styresaker være strategiarbeid, utarbeiding av plan for realisering av formålet og kapitalforvaltning, budsjett og regnskapskontroll, avgjørelser om salg og kjøp av eiendom, inngåelse av avtaler om kjøp av større produkt eller tjenester osv. Vesentlige saker, dvs. saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning, hører alltid til styret.

Protokoll og dokumentasjon

Stiftelsens styrearbeid skal være dokumentert med innkallinger og skriftlig styreprotokoll. Saksbehandlingsreglene i stiftelsesloven ønsker å sikre at styrets vurderinger og vedtak er forsvarlige, transparente og kan etterprøves. De vil også å sikre at styret er vedtaksført og at alle styremedlemmer er i stand til å ivareta sine retter og plikter som medlem i styret.

Innkalling skal sendes på hensiktsmessig måte og med rimelig frist.  Denne bør inneholde saksliste og tilstrekkelig grunnlag til å utøve en forsvarlig vurdering i sakene som skal opp til behandling.

Styreprotokollen skal angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåte, begrunnelse og styrebeslutning – og skal signeres av alle som har deltatt i møtet.  Der styremedlem ikke er enig i styrets beslutning protokolleres dette i tillegg til medlemmets signatur.

Praktisk styrearbeid

Styrearbeid i praksis innebærer å ha rutiner og verktøy for å kunne sikre gode og lojale vurderinger og beslutninger, samt styring og kontroll av stiftelsen. I denne sammenhengen vil momentlisten under kunne være til hjelp for å organisere styrearbeidet på en forsvarlig måte. Aktuelle moment har også være vektlagt i Stiftelsestilsynets forvaltningspraksis ved vurdering av forsvarlig forvaltning etter stiftelsesloven.

Stiftelseseloven gir åpning for at planleggings- og rapporteringsrutiner kan tilpasses stiftelsens art, innhold og omfang. I mindre stiftelser kan en enkel oversikt og dokumentasjon være tilstrekkelig. Hva som er mest hensiktsmessige og egnede løsninger for stiftelsen ligger innenfor styrets skjønn å vurdere og beslutte, innenfor stiftelsesloven sin ramme for forsvarlig forvaltning.

Momentliste – praktisk styrearbeid:

• Ha oversikt over rammeverk – vedtekter, retningslinjer og aktuelle regelverk.
• Planlegge styrearbeid – årsplan.
• Strategiarbeid – plan for formålsrealisering.
• Finansielle vurderinger – plan for kapitalforvaltning.
• Organisering av arbeidet i styremøter – innkalling, saksgrunnlag, protokoll.
• Rutiner for ansvar og delegasjon – styreinstruks, fullmakter mv.
• Rutiner for vurdering av inhabilitet og armlengdes avstand.
• Økonomistyring/-kontroll (budsjett, regnskapsrapportering, internkontroll, revisjon).
• Beslutninger av utdeling i samsvar med formål.
• Vurdering av styrets egen kompetanse og behov for innhenting av eksterne.
• Produkt- og tjenesteavtaler i henhold til markedspris (verdivurderinger, takst mv).
• Oppfølging av stiftelsens virksomhet og ev. daglig ledelse.
• Oppfølging av nødvendige endringstiltak fra revisor eller andre.

Les også temaundersøkelsen fra 2016 om styrearbeid i norske stiftelser.

Vi anbefaler også et par relevante fagblogger om grove mangler i styrearbeidet og utfordringer om det oppstår konflikt i stiftelsen.

Til flere spørsmål og svar om styrearbeid.