Styreleiar er i forskrifta § 3 gitt eit utvida mynde til å krevje sakshandsaming utan fysisk møte:
«Styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.
Skjer styrets saksbehandling i fysisk møte, kan ethvert styremedlem kreve å få delta per telefon eller video eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.
Protokoll fra styremøtet kan signeres ved elektronisk signatur.»
Unntaket frå fysiske styremøte gjelder både krav som følgjer av stiftelseslova og eventuelle krav som er sett i stiftelsens eigne vedtekter og instruksar.
Krav til forsvarleg sakshandsaming
Stiftelseslova gir føringar om forsvarleg forvaltning av stiftelsen og korleis styret skal organisere dette arbeidet. Alle styremedlemmar har rett og plikt til å delta på styremøta og det er krav om at styret må vere vedtaksført før ein kan fatte vedtak.
Stiftelsens styrearbeid skal vere dokumentert med innkallingar og styreprotokoll. Protokollen skal etter lova signerast skriftleg eller kan i den tida forskrifta gjeld også signerast elektronisk. I tillegg skal protokollen på vanleg måte også angi tid og stad, deltakarane, sakshandsamingsmåte og styret sine avgjerder.
For å ivareta kravet om ei forsvarleg forvaltning av stiftelsen, vil styreleiar såleis i ei overgangstid kunne avgjere at gjennomføring av styrearbeidet skal skje i telefon- eller videomøte, skriftleg eller på annan tryggande måte. I telefon- og videomøte er det derfor avgjerande at styremedlemmane får stille spørsmål, komme med kommentarar og få tilgang til dei andre styremedlemmane sine innvendingar før det blir fatta vedtak.
Dersom styret meiner at ein ikkje kan handsama ei sak forsvarleg utan å møtast fysisk, skal styret fatte vedtak om å utsetje saka og grunngi dette i styreprotokollen.
Fristar for skattemelding /årsrekneskap
Fristar som går fram av lover eller forskrifter må stiftelsane overhalde som normalt, til dømes fristane for innsending av skattemelding/ fastsetjing og innsending av årsrekneskap for 2019.
Elektronisk signatur
Det finnes i dag fleire ulike løysingar for stiftelsar som ønskjer å innføre eit godkjent system med elektronisk signatur.
Stiftelsar som ikkje har elektronisk signatur, må framleis underskrive protokollen for hand.
Meir om styrearbeid i stiftelsar i ei uroleg tid kan du lese her.