Styrearbeid i stiftelsar

Med «styret» vert det meint ei gruppe styremedlemmar som er valt for å forvalte stiftelsen for ein gitt periode. I sitt arbeid for stiftelsen har styremedlemmane lojalitetsplikt overfor stiftelsen. I denne plikta ligg at alle avgjersler skal treffast ut frå kva som er best for stiftelsen. I dette ligg at stiftelsens interesser må setjast foran eigne og andre sine interesser.

Les også: Styrearbeid i stiftelsar i ei uroleg tid.

Vil du vite korleis de ligg an med styrearbeidet? Ved å ta Stiftelsestilsynets nye styretest får de svar på om styret oppfyller dei mest sentrale krava til organisering av styrearbeid i stiftelsar.

Ta testen her.

Om forsvarleg forvaltning

Styrets ansvar for forsvarleg forvaltning av stiftelsen gjeld både stiftelsens formål og kapital. Forvaltninga av formålet skal sikre langsiktig gjennomføring i tråd med stiftelsens vedtekter. Både den generelle organiseringa av stiftelsen og styrearbeidet skal vere forsvarleg. Det same skal kontrollen med rekneskap og forvaltning av formue vere.

Å vere styremedlem er eit personleg verv og alle medlemmane har same rettar, plikter og ansvar. Styreleiar har i tillegg nokre lovpålagde arbeidsoppgåver. Styremedlemmane sitt ansvar er kollektivt. Det vil seie at kvart enkelt styremedlem er solidarisk ansvarleg for styrets slutningar, handlingar og unnlatingar. Styret har likevel handlingsrom til å fordele arbeidsoppgåver både innad i styret og til andre roller, som for eksempel dagleg leiing og forretningsførar. Styret beheld uavhengig av dette ansvaret som øvste organ for stiftelsen.

Med stort ansvar er det viktig at styret har sett seg inn i rammer og føringar som er gjeldande for stiftelsen. Dette vil først og fremst vere stiftelsens vedtekter og rutinar, stiftelseslova og andre regelverk som er aktuelle på dei områda stiftelsen driv si verksemd i. Fordeling av ansvar for arbeidsoppgåver og ev. delegasjon bør framgå av ein styreinstruks, ev. styrevedtak.

Riktig kompetanse

Ein viktig føresetnad for at styret skal kunne utøve forsvarlig forvaltning av stiftelsen, er at det samla sett har den kompetanse og kunnskap som stiftelsens situasjon og forhold tilseier. Dette er nødvendig for at styret skal ha tilstrekkelig godt grunnlag for å gjere dei rette vurderingane. Kompetanse og samansetning bør vurderast allereie ved val av styremedlemmar. Der det blir behov for meir kompetanse er det viktig at styret hentar inn kunnskap eller knyt til seg aktuell kompetanse, for eksempel eksterne kapitalforvaltarar eller rådgjevarar. Ved bruk av slike eksterne oppdragstakarar er styret likevel ansvarlig for beslutningar og at oppfølging av at disse blir utført på ein forsvarleg måte.

Planlegging av styrearbeid

Alt styrearbeid skal skje i styremøtene. Alle styremedlemmar har både rett og plikt til å møte på desse. Omfang av møtet og saker må tilpassast det som er nødvendig for å ha forsvarlig forvaltning av stiftelsen. Loven gir åpning for annen type styresaksbehandling enn møte, der det blir vurdert som hensiktsmessig og forsvarlig. Dette kan vere bruk av e-post eller videomøte, til dømes der styremedlemmar bur geografisk spreidd. Det er likevel same krav til dokumentasjon og signering som elles.

Det er godt styrearbeid å skissere styremøte og saker i ein årsplan.

Kva er styresaker?

Styret skal behandle saker som er nødvendige for å drive stiftelsen.

Nokre styresaker følgjer direkte av stiftelseslova, som mellom anna skildrar at det er styret som skal vedta utdelingar og sikre kontroll med rekneskap og forvaltning av formuen. Elles vil typiske styresaker vere strategiarbeid, utarbeiding av plan for realisering av formålet og kapitalforvaltning, budsjett og rekneskapskontroll, avgjersler om sal og kjøp av eigedom, inngåing av avtalar om kjøp av større produkt eller tenester osv. Vesentlege saker, dvs. saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning, høyrer alltid til styret.

Protokoll og dokumentasjon

Stiftelsens styrearbeid skal vere dokumentert med innkallingar og skriftleg styreprotokoll. Saksbehandlingsreglane i stiftelseslova ønskjer å sikre at styrets vurderingar og vedtak er forsvarlege, transparente og kan etterprøvast. Dei vil også å sikre at styret er vedtaksført og at alle styremedlemmar er i stand til å ta i vare sine rettar og plikter som medlem i styret.

Innkalling skal sendast på hensiktsmessig måte og med rimeleg frist.  Denne bør innehalde saksliste og tilstrekkeleg grunnlag til å utøve ei forsvarleg vurdering i sakene som skal opp til handsaming.

Styreprotokollen skal angi tid og stad, deltakarar, behandlingsmåte, grunngjeving og styrebeslutning – og skal signerast av alle som har deltatt i møtet.  Der styremedlem ikkje er einig i styret si beslutning protokolleres dette i tillegg til medlemmets signatur.

Praktisk styrearbeid

Styrearbeid i praksis inneber å ha rutinar og verktøy for å kunne sikre gode og lojale vurderingar og slutningar, samt styring og kontroll av stiftelsen. I denne samanheng vil momentlista under kunne vere til hjelp for å organisere styrearbeidet på ein forsvarleg måte. Aktuelle moment har også vore vektlagt i Stiftelsestilsynets forvaltningspraksis ved vurdering av forsvarleg forvaltning etter stiftelseslova.

Stiftelseselova gir opning for at planleggings- og rapporteringsrutinar kan tilpassast stiftelsens art, innhald og omfang. I mindre stiftelsar kan ei enkel oversikt og dokumentasjon vere tilstrekkeleg. Kva som er mest hensiktsmessige og eigna løysingar for stiftelsen ligg innanfor styrets skjønn å vurdere og beslutte, innanfor stiftelseslova si ramme for forsvarleg forvaltning.

Momentliste – praktisk styrearbeid:

• Ha oversikt over rammeverk – vedtekter, retningslinjer og aktuelle regelverk.
• Planlegge styrearbeid – årsplan.
• Strategiarbeid – plan for formålsrealisering.
• Finansielle vurderingar – plan for kapitalforvaltning.
• Organisering av arbeidet i styremøte – innkalling, saksgrunnlag, protokoll.
• Rutinar for ansvar og delegasjon – styreinstruks, fullmakter mv.
• Rutinar for vurdering av inhabilitet og armlengdes avstand.
• Økonomistyring/-kontroll (budsjett, reknekapsrapportering, internkontroll, revisjon).
• Slutningar av utdeling i samsvar med formål.
• Vurdering av styrets eigen kompetanse og behov for innhenting av eksterne.
• Produkt- og tenesteavtaler i samsvar til marknadspris (verdivurderingar, takst mv).
• Oppfølging av stiftelsens verksemd og ev. dagleg leiing.
• Oppfølging av nødvendige endringstiltak frå revisor eller andre.

Les også temaundersøkinga frå 2016 om styrearbeid i norske stiftelsar.

Vi anbefaler også et par relevante fagbloggar om grove manglar i styrearbeidet og utfordringar om det oppstår konflikt i stiftelsen.

Til fleire spørsmål og svar om styrearbeid.