For å avhjelpe de negative konsekvensene av koronautbruddet har Stortinget vedtatt en midlertidig lov om unntak fra reglene om fysiske styremøte i foretak. For stiftelser gjelder reglene i kapittel 1 og 5.
Publisert

Styreleder er i den midlertidige loven § 5-2 gitt utvidet myndighet til å kreve saksbehandling uten fysisk møte:

«Styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være betryggende. Alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.

Gjennomføres styrets saksbehandling i fysisk møte, kan ethvert styremedlem kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.

Protokoll fra styremøtet kan signeres ved elektronisk signatur.»

Unntaket fra den midlertidige loven gjelder både krav som følger av stiftelsesloven og eventuelle krav som er satt i stiftelsens egne vedtekter og instrukser, jf. midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19.

Loven er gjeldende frem til 31. oktober og erstatter midlertidig forskrift om gjennomføring av styremøte i stiftelser som vi informerte om på våre nettsider 2. april.

Krav til forsvarlig saksbehandling

Stiftelsesloven gir føringer om forsvarlig forvaltning av stiftelsen og hvordan styret skal organisere dette arbeidet. Alle styremedlemmer har rett og plikt til å delta på styremøtene og det er krav om at styret må være vedtaksført før en kan fatte vedtak.

Stiftelsens styrearbeid skal være dokumentert med innkallinger og styreprotokoll. Protokollen skal etter loven signeres skriftlig eller kan i den tiden den midlertidige loven gjelder også signeres elektronisk. I tillegg skal protokollen på vanlig måte også angi tid og sted, deltakerne, saksbehandlingssmåte og styret sine avgjørsler.

For å ivareta kravet om en forsvarlig forvaltning av stiftelsen, vil styreleder således i en overgangstid kunne avgjøre at gjennomføring av styrearbeidet skal skje ved bruk av elektroniske hjelpemiddel, skriftlig eller på annen betryggende måte. I telefon- og videomøte er det derfor avgjørande at styremedlemmene får stille spørsmål, komme med kommentarer og få tilgang til de andre styremedlemmene sine innvendinger før det blir fattet vedtak.

Dersom styret mener at ein ikke kan behandle en sak forsvarlig uten å møtes fysisk, skal styret fatte vedtak om å utsette saken og grunngi dette i styreprotokollen.

Fristar for skattemelding /årsrekneskap

Frister som går frem av lover eller forskrifter må stiftelsene overholde som normalt, for eksempel fristene for innsending av skattemelding/fastsetting og innsending av årsregnskap for 2019.

Elektronisk signatur

Det finnes i dag flere ulike løsninger for stiftelser som ønsker å innføre et godkjent system med elektronisk signatur. Stiftelser som ikke har elektronisk signatur, må fremdeles underskrive protokollen for hånd.

Mer om styrearbeid i stiftelsar i ei uroleg tid kan du lese her.