Som følge av smitteutbruddet av koronaviruset har en rekke stiftelser tatt kontakt med oss de siste dagene for å få råd om hvordan de skal håndtere fristene i vedtektene med tanke på de strenge restriksjonene som gjelder for fysiske møter.
Publisert

I vedtektene til mange stiftelser er det gitt frister. Dette kan typisk være at styret eller annet organ i stiftelsen (årsmøte/representantskap osv.) skal gjennomføre møter, eller at årsregnskap skal være avlagt, innen en angitt dato.

Stiftelsestilsynet vil presisere at styret også i den ekstraordinære situasjonen som foreligger må sikre forsvarlig forvaltning av stiftelsen, og vi vil minne om at stiftelsesloven åpner for at styremøter kan gjennomføres på andre måter enn ved at styremedlemmene er fysisk samlet i samme rom, jf. nedenfor.

Dersom styret til tross for dette mener at det på bakgrunn av situasjonen med koronautbruddet er mest forsvarlig å utsette en frist eller et møte, kan styret fatte vedtak om å utsette fristen. Det viktige i en slik situasjon er at styret fatter vedtak om dette, og begrunner vedtaket i styreprotokollen.

Vi vil understreke at det her er snakk om frister i vedtektene. Frister som fremgår av lover eller forskrifter må stiftelsene selvsagt overholde som normalt, for eksempel fristen for innsending av skattemelding og / eller årsregnskap.

Stiftelsesloven åpner som nevnt for at et styremøte kan gjennomføres uten at styremedlemmene er fysisk samlet. I loven står følgende om styrets behandling av saker i § 31 andre og tredje ledd:

Styret skal behandle saker i møte, hvis ikke styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på en annen betryggende måte.

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling.