Styreleder er i forskriften § 3 gitt en utvidet myndighet til å kreve saksbehandling uten fysisk møte:
«Styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Alle styremedlemmene skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.
Skjer styrets saksbehandling i fysisk møte, kan ethvert styremedlem kreve å få delta per telefon eller video eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.
Protokoll fra styremøtet kan signeres ved elektronisk signatur.»
Unntaket fra fysiske styremøter gjelder både krav som følger av stiftelsesloven og eventuelle krav som er satt i stiftelsens egne vedtekter og instrukser.
Krav til forsvarlig saksbehandling
Stiftelsesloven gir føringer om forsvarlig forvaltning av stiftelsen og hvordan styret skal organisere dette arbeidet. Alle styremedlemmer har rett og plikt til å delta på styremøtene og det er krav om at styret må være vedtaksført før en kan fatte vedtak.
Stiftelsens styrearbeid skal være dokumentert med innkallinger og styreprotokoll. Protokollen skal etter loven signeres skriftlig eller kan i den tiden forskriften gjelder også signeres elektronisk. I tillegg skal protokollen på vanlig måte også angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets avgjørelser.
For å ivareta kravet om en forsvarlig forvaltning av stiftelsen, vil styreleder således i en overgangstid kunne avgjøre at gjennomføring av styrearbeidet skal skje i telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen betryggende måte. I telefon- og videomøter er det derfor avgjørende at styremedlemmene får stille spørsmål, komme med kommentarer og få tilgang til de andre styremedlemmenes innvendinger før det blir fattet vedtak.
Dersom styret mener at de ikke kan behandle en sak forsvarlig uten å møtes fysisk, skal styret fatte vedtak om å utsette saken og begrunne dette i styreprotokollen.
Frister for skattemelding /årsregnskap
Frister som framgår av lover eller forskrifter må stiftelsene overholde som normalt, for eksempel fristene for innsending av skattemelding/ fastsettelse og innsending av årsregnskap for 2019.
Elektronisk signatur
Det finnes i dag flere ulike løsninger for stiftelser som ønsker å innføre et godkjent system med elektronisk signatur.
Stiftelser som ikke har elektronisk signatur, må fortsatt underskrive protokollen for hånd.
Mer om styrearbeid i stiftelser i en urolig tid kan du lese her.